Vacature: Secretaris Afstemmingsoverleg (AO-Secretaris) – Regio Groningen

Uren: 16 uur per week
Startdatum: Zo spoedig mogelijk, uiterlijk 1 november 2026
Duur: Circa 4 maanden
Contractvorm: Detachering via NexUnity

Over de opdracht

Voor een grote gemeentelijke organisatie zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaris Afstemmingsoverleg (AO-Secretaris). In deze opdracht vervul je een centrale rol in de ondersteuning van het bestuurlijke proces rondom een portefeuillehouder.

Als AO-Secretaris zorg je ervoor dat de verschillende lijnen binnen de organisatie op het juiste moment bij elkaar komen. Je verbindt de ambtelijke organisatie met de bestuursadviseur, woordvoerder en portefeuillehouder en zorgt ervoor dat informatie volledig, tijdig en op de juiste plek beschikbaar is.

Je hebt zowel de inhoudelijke als organisatorische regie over het afstemmingsoverleg. Je zorgt voor een goede voorbereiding, bewaakt de kwaliteit en volledigheid van de stukken en houdt zicht op onderwerpen, penvoerders, collegenota’s, acties en deadlines. Daarmee draag je direct bij aan een zorgvuldig en effectief bestuurlijk besluitvormingsproces.

De functie gaat nadrukkelijk verder dan alleen secretariële ondersteuning. Je zit dicht op de inhoud, begrijpt de politiek-bestuurlijke context en weet uit complexe informatie en gesprekken snel de kern te halen. Je signaleert wat belangrijk is, adviseert waar nodig en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig weten welke acties van hen worden verwacht.

Wat ga je doen?

Als Secretaris Afstemmingsoverleg houd je je onder andere bezig met:

• Voeren van de inhoudelijke en organisatorische regie over het afstemmingsoverleg.
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van overleggen rondom de portefeuillehouder.
• Fungeren als verbindende schakel tussen ambtelijke organisatie, bestuursadviseur, woordvoerder en portefeuillehouder.
• Zorgdragen dat relevante informatie tijdig bij de juiste personen terechtkomt.
• Opstellen en bewaken van de agenda voor het afstemmingsoverleg.
• Versturen van uitnodigingen en zorgen voor een tijdige en complete stukkenstroom.
• Bewaken van de volledigheid en kwaliteit van vergaderstukken en collegenota’s.
• Houden van overzicht op actuele onderwerpen, dossiers, penvoerders en besluitvorming.
• Signaleren wanneer stukken of informatie ontbreken en hier actief op sturen.
• Bewaken van procedures en bestuurlijke processen.
• Verslagleggen van het afstemmingsoverleg.
• Uit complexe gesprekken de belangrijkste punten, besluiten en acties destilleren en deze helder vastleggen.
• Bewaken en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Monitoren van acties, deadlines en voortgang.
• Betrokken collega’s tijdig informeren over acties en verwachtingen.
• Bewaken en actualiseren van de langetermijnagenda.
• Sturen op de voortgang van onderwerpen op de langetermijnagenda.
• Intensief samenwerken met stellers en andere inhoudelijk verantwoordelijke collega’s.
• Samenwerken met de bestuursadviseur die als voorzitter van het overleg optreedt.
• Afstemmen met woordvoering en andere betrokken professionals.
• Signaleren van inhoudelijke en procesmatige aandachtspunten.
• Waar nodig adviseren over de voorbereiding en organisatie van bestuurlijke besluitvorming.
• Bijdragen aan een effectieve en constructieve samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Wat lever je op?

Je zorgt voor een goed georganiseerd afstemmingsoverleg en een betrouwbare informatie- en besluitvormingsstructuur rondom de portefeuillehouder.

De belangrijkste resultaten zijn:

• Zorgvuldig voorbereide en effectief georganiseerde afstemmingsoverleggen.
• Een complete en tijdige stukkenstroom.
• Duidelijk overzicht van onderwerpen, dossiers, penvoerders en collegenota’s.
• Heldere agenda’s en verslagen.
• Zorgvuldige vastlegging van besluiten, afspraken en actiepunten.
• Tijdige opvolging van acties en deadlines.
• Grip op de voortgang van de langetermijnagenda.
• Goede kwaliteit van het proces rondom bestuurlijke stukken en besluitvorming.
• Effectieve verbinding tussen ambtelijke organisatie, bestuursadvies, woordvoering en portefeuillehouder.
• Tijdige signalering van knelpunten, ontbrekende informatie en mogelijke vertragingen.
• Een concrete bijdrage aan beter voorbereide en zorgvuldig genomen bestuurlijke besluiten.

Wat breng je mee?

• Aantoonbare ervaring met werken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met het ondersteunen en/of coördineren van bestuurlijke processen.
• Het vermogen om snel de kern uit complexe informatie en gesprekken te halen.
• Sterke schriftelijke vaardigheden.
• Het vermogen om ingewikkelde onderwerpen kort, helder en begrijpelijk te formuleren.
• Ervaring met het organiseren, structureren en bewaken van processen.
• Goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Het vermogen om acties, deadlines en voortgang nauwkeurig te bewaken.
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Het vermogen om gemakkelijk te schakelen tussen verschillende teams, functies en organisatieniveaus.
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een politiek-bestuurlijk sensitieve en organisatorisch sterke professional die inhoud en proces moeiteloos met elkaar weet te verbinden.

Je bent iemand die snel doorziet wat in een dossier of gesprek werkelijk belangrijk is. Ook wanneer veel onderwerpen tegelijkertijd spelen, weet je hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en houd je overzicht over de verschillende acties, deadlines en afhankelijkheden.

Je schrijft helder en bondig en bent in staat om complexe gesprekken terug te brengen tot duidelijke conclusies, afspraken en actiepunten. Tegelijkertijd ben je meer dan alleen procesbewaker: je hebt gevoel voor de inhoud van de portefeuille en begrijpt welke onderwerpen bestuurlijke of politieke aandacht vragen.

Je voelt goed aan hoe een gemeentelijke en politiek-bestuurlijke organisatie functioneert. Je weet wanneer je moet afstemmen, wanneer je iemand moet herinneren aan een deadline en wanneer een onderwerp extra aandacht nodig heeft. Daarbij werk je constructief samen met stellers, bestuursadviseurs, woordvoerders en andere betrokken collega’s.

Daarnaast beschik je over:

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Sterk analytisch vermogen.
• Uitstekende schriftelijke vaardigheden.
• Organisatiesensitiviteit.
• Sterk organiserend vermogen.
• Nauwkeurigheid.
• Een proactieve instelling.
• Zelfstandigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Het vermogen om overzicht en structuur te creëren.
• Een sterk gevoel voor prioriteiten.
• Inhoudelijke nieuwsgierigheid.
• Het vermogen om verschillende partijen met elkaar te verbinden.

Wat bieden wij?

Een interessante tijdelijke opdracht dicht op het bestuurlijke hart van een grote gemeentelijke organisatie. Je krijgt een centrale positie in de voorbereiding en ondersteuning van het overleg rondom een portefeuillehouder en hebt daarmee direct zicht op actuele bestuurlijke onderwerpen en besluitvorming.

Je werkt intensief samen met professionals vanuit de ambtelijke organisatie, bestuursadvies en woordvoering en vervult een rol waarin inhoud, bestuurlijke sensitiviteit, procesregie en organisatie samenkomen.

De inzet bedraagt 16 uur per week. De opdracht start zo spoedig mogelijk, uiterlijk 1 november 2026, en heeft een verwachte looptijd van circa 4 maanden.

Interesse?

Reageren kan via jobs@nexunity.nl
of telefonisch via +31 (085) 044 18 00.

Over NexUnity

NexUnity is een gespecialiseerd detacherings- en wervingsbureau dat professionals en opdrachtgevers succesvol met elkaar verbindt. Wij staan voor kwaliteit, persoonlijke aandacht en duurzame samenwerking. NexUnity is NEN 4400-1 gecertificeerd en geregistreerd bij de Stichting Normering Arbeid (SNA).

NexUnity – Connecting Professionals